Giải pháp số hóa quy trình mượn- trả và cấp phát sách tại thư viện trường học

• Tính mới so với các giải pháp hiện có: o Thay vì quản lý rời rạc qua nhiều sổ sách hoặc các phần mềm quản lý chung chung không bám sát nghiệp vụ thực tế, giải pháp này mang đến cách tiếp cận hoàn toàn mới: Tự động đưa việc cần ưu tiên lên hàng đầu. Hệ thống có bảng tổng quan (Dashboard) tự động phân loại và cảnh báo trước 48 giờ đối với các phiếu sắp đến hạn, giúp thủ thư không cần phải tự tìm kiếm việc cần làm. o Giải quyết triệt để bài toán đặc thù của trường học Việt Nam: Quản lý cấp phát sách giáo khoa (SGK). Hệ thống quản lý SGK riêng biệt theo từng học sinh, lớp, năm học, có mốc dự kiến thu hồi và tự động cảnh báo hạn chế cấp trùng, đây là điểm sáng tạo mà các phần mềm thư viện truyền thống chưa chú trọng. • Tính khoa học và ưu việt: Quá trình mượn - trả được tối ưu hoá thông qua một quy trình liền mạch, hỗ trợ chuẩn bị phiên mượn cho nhiều người cùng lúc (chọn người mượn, tìm bản sách có sẵn, kiểm tra giới hạn và xác nhận). Dữ liệu từ chỗ nằm ở nhiều file riêng lẻ nay được quản lý trên một hệ thống tập trung, thống nhất. • Cam kết về giải thưởng: Đề tài/giải pháp này chưa từng được trao giải thưởng tại Hội thi Sáng tạo kỹ thuật hay Giải thưởng Sáng tạo Khoa học Công nghệ thành phố Huế, cũng như chưa từng đạt giải tại các cuộc thi cấp tỉnh, thành phố khác hay toàn quốc trước thời điểm nộp hồ sơ dự thi.

• Khả năng áp dụng thực tiễn: Giải pháp đang được đề xuất và tiến tới thử nghiệm/áp dụng thực tế tại thư viện của Trường Tiểu học Vĩnh Ninh. Kết quả bước đầu cho thấy giải pháp giảm thiểu thao tác lặp lại, giúp tra cứu tập trung và quản lý rõ ràng dữ liệu SGK theo từng học sinh. • Khả năng nhân rộng tại địa phương: Giải pháp có tính ứng dụng rất cao và dễ dàng nhân rộng cho các trường học khác trên địa bàn thành phố Huế nhờ các điều kiện kỹ thuật tối ưu: o Chạy trực tiếp trên trình duyệt web, không yêu cầu các trường phải đầu tư cài đặt máy chủ hay phần cứng phức tạp. o Cho phép nhập dữ liệu ban đầu một cách nhanh chóng từ file Excel hiện có của các trường. o Có khả năng cấu hình linh hoạt theo quy mô từng trường và hoạt động ổn định kể cả khi số lượng người dùng và đầu sách tăng cao. • Khả năng thương mại hóa: Với kiến trúc web linh hoạt, giải pháp hoàn toàn có thể được đóng gói thành một phần mềm dạng dịch vụ (SaaS) để thương mại hóa, cung cấp dưới dạng thuê bao định kỳ cho hệ thống các trường học trong và ngoài thành phố.

• Hiệu quả kinh tế: o Giảm chi phí thất thoát: Hệ thống cho phép truy vết chính xác ai đang giữ bản sách nào, giúp giảm thiểu tối đa tình trạng mất mát tài sản chung của nhà trường. Việc quản lý chặt chẽ SGK cũng giúp hạn chế việc cấp phát trùng lặp. o Tối ưu hoá chi phí vận hành: Tiết kiệm hàng trăm giờ công lao động của cán bộ thư viện mỗi năm nhờ việc tự động hóa các thao tác đối chiếu, tìm kiếm và phân loại dữ liệu. Giải pháp xử lý nhanh chóng vấn đề "nhiều người chờ mượn - trả sách" cùng lúc, nâng cao năng suất làm việc. • Hiệu quả xã hội và môi trường: o Mang lại trải nghiệm tốt hơn cho hàng ngàn học sinh và giáo viên khi việc mượn/trả sách trở nên nhanh chóng, chính xác. Đảm bảo đúng tiêu chí "mỗi cuốn sách được tìm thấy, sử dụng và trở về đúng lúc". o Đóng góp trực tiếp vào công cuộc chuyển đổi số ngành giáo dục tại địa phương. o Thân thiện với môi trường: Việc số hoá toàn diện quy trình giúp hạn chế tối đa việc sử dụng giấy tờ, sổ sách in ấn thủ công, hoàn toàn không gây ảnh hưởng xấu tới môi trường hay an toàn xã hội.