Tác giả: Lê Lan
Ngày 11 tháng 12 năm 2025, UBND thành phố Huế đã ban hành Quyết định số 131/2025/QĐ-UBND kèm theo Quy định chi tiết về công tác lưu trữ. Văn bản này không chỉ kế thừa các giá trị quản lý truyền thống mà còn cập nhật những tiêu chuẩn hiện đại nhất của Luật Lưu trữ 2024 và các thông tư mới của Bộ Nội vụ, tạo hành lang pháp lý vững chắc cho hoạt động lưu trữ trong kỷ nguyên số.
- Phạm vi điều chỉnh rộng và đối tượng áp dụng đa dạng
Quy định mới áp dụng cho toàn bộ các hoạt động lưu trữ từ khâu thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị đến bảo quản và sử dụng tài liệu. Đáng chú ý, đối tượng áp dụng không chỉ dừng lại ở các cơ quan nhà nước, doanh nghiệp nhà nước mà còn mở rộng đến các hội quần chúng, tổ chức, cá nhân, trên địa bàn thành phố Huế. Điều này thể hiện sự quan tâm của thành phố đối với việc bảo tồn cả tài liệu lưu trữ công và lưu trữ tư.
- Trách nhiệm cụ thể của từng cấp quản lý và cá nhân
Quy định phân chia rõ trách nhiệm để tránh chồng chéo:
– Người đứng đầu cơ quan: Chịu trách nhiệm toàn diện, từ việc tuyên truyền, số hóa tài liệu, đến việc lựa chọn các dịch vụ lưu trữ bên ngoài;
– Chánh Văn phòng: Là người trực tiếp quản lý, kiểm tra và vận hành các phần mềm lưu trữ chuyên dụng;
– Công chức, viên chức: Phải có ý thức tự lập hồ sơ công việc trên môi trường mạng và tuân thủ các quy định về bảo vệ bí mật nhà nước.
Hàng năm, công chức, viên chức lưu trữ của cơ quan, tổ chức có nhiệm vụ tổ chức thu thập hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu vào kho lưu trữ của cơ quan, cụ thể: Lập kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu; Phối hợp với các đơn vị, công chức, viên chức xác định những loại hồ sơ, tài liệu cần nộp lưu vào Lưu trữ của cơ quan; Hướng dẫn các đơn vị, công chức, viên chức chuẩn bị hồ sơ, tài liệu và lập “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu”; Chuẩn bị kho và các phương tiện bảo quản để tiếp nhận hồ sơ, tài liệu; Tổ chức tiếp nhận hồ sơ, tài liệu, kiểm tra đối chiếu giữa Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu với thực tế tài liệu và lập Biên bản giao nhận tài liệu; Vận hành phần mềm Lưu trữ của cơ quan để tiếp nhận tài liệu điện tử được đồng bộ từ phần mềm quản lý văn bản và điều hành.
- Nghiệp vụ lưu trữ: Khoa học và chặt chẽ
Đây là phần cốt lõi của quy định với những hướng dẫn kỹ thuật cụ thể:
– Thu thập tài liệu: Việc thu nộp phải được lập kế hoạch hàng năm. Thời hạn nộp vào lưu trữ hiện hành tối đa là 01 năm kể từ khi kết thúc công việc. Đối với tài liệu có giá trị vĩnh viễn, thời hạn nộp vào lưu trữ lịch sử thành phố tối đa là 05 năm.
– Chỉnh lý tài liệu: Phải tuân thủ nguyên tắc không phân tán phông lưu trữ và tôn trọng sự hình thành tài liệu theo trình tự giải quyết công việc. Kết quả chỉnh lý phải tạo ra được các công cụ tra cứu như mục lục hồ sơ hoặc cơ sở dữ liệu.
– Xác định giá trị: Được thực hiện bởi Hội đồng xác định giá trị tài liệu do người đứng đầu cơ quan thành lập. Hội đồng này có vai trò tư vấn về thời hạn bảo quản và quyết định những tài liệu nào được giữ lại hoặc tiêu hủy.
- Chuyển đổi số và lưu trữ điện tử
– Nguyên tắc số hóa: Phải đảm bảo tính nguyên bản, không làm thay đổi nội dung thông tin của tài liệu gốc. Đặc biệt, những tài liệu bị hư hỏng vật lý như bết dính, rách nát phải được phục hồi trước khi tiến hành số hóa.
– Quản lý cơ sở dữ liệu: Giám đốc Sở Nội vụ có trách nhiệm tham mưu xây dựng cơ sở dữ liệu dùng chung của toàn thành phố, đảm bảo khả năng kết nối và chia sẻ trong Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam.
- Tiêu chuẩn khắt khe về kho lưu trữ và bảo quản
Để bảo vệ tài liệu vật lý, quy định đặt ra các tiêu chuẩn kỹ thuật đối với kho tàng:
– Vị trí: Tuyệt đối không bố trí kho ở tầng hầm hoặc tầng trên cùng để tránh ẩm mốc và nhiệt độ cao.
– Trang thiết bị: Phải có máy điều hòa, máy hút ẩm, quạt thông gió và hệ thống PCCC chuyên dụng.
– Sắp xếp: Tài liệu phải được để trong hộp, cặp và dán nhãn thông tin đầy đủ để quản lý và tra cứu.
- Quản lý việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị
Quy trình tiêu hủy được giám sát nghiêm ngặt để tránh thất thoát tài liệu quan trọng:
– Việc tiêu hủy phải có ý kiến thẩm định của Sở Nội vụ (đối với cơ quan thuộc diện nộp lưu lịch sử).
– Hồ sơ tiêu hủy (bao gồm danh mục, bản thuyết minh, biên bản họp hội đồng…) phải được bảo quản tại đơn vị ít nhất 20 năm kể từ ngày hủy tài liệu.
- Tôn vinh tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt
Lần đầu tiên, các tiêu chí xác định tài liệu có giá trị đặc biệt được quy định rõ ràng, bao gồm các tài liệu phản ánh lịch sử dân tộc, chủ quyền lãnh thổ, hoặc các công trình khoa học tiêu biểu. Những tài liệu này sẽ được ưu tiên lưu trữ dự phòng và có chế độ sử dụng đặc biệt để phát huy giá trị.
Kết luận: Quyết định số 131/2025/QĐ-UBND có hiệu lực từ ngày 22/12/2025, thay thế cho các quy định cũ từ năm 2018 (Quyết định số 41/2018/QĐ-UBND ngày 02 tháng 7 năm 2018 của Ủy ban nhân dân tỉnh Thừa Thiên Huế ban hành Quy chế về công tác lưu trữ). Đây là “kim chỉ nam” giúp công tác văn thư lưu trữ của thành phố Huế đi vào nề nếp, hiện đại và an toàn hơn.
